برنامه ریزی و کنترل پروژه چیست؟

در این مقاله به زبان ساده برای علاقه مندان توضیح خواهیم داد که برنامه ریزی و کنترل پروژه چیست؟

همانگونه که ملاحظه می شود عبارت فوق از دو بخش تشکیل شده است. بخش اول: برنامه ریزی پروژه و بخش دوم: کنترل پروژه

برنامه ریزی ( Planning ) :

همه ما با این واژه آشنا هستیم. میدانیم پیش نیاز موفقیت در انجام یک کار،

یک پروژه یا یک آزمون، برنامه ریزی دقیق برای آن است.

مثلاً برای موفقیت تیم های ورزشی در مسابقات المپیک یا جام جهانی، موفقیت در آزمون ورودی دانشگاه،

موفقیت در ساخت و فروش محصول جدید و یا اتمام یک پروژه در زمان و با بودجه و کیفیت تعیین شده و ….

لازمه آن برنامه ریزی دقیق و اصولی است. در راهنمای مدیریت پروژه PMBOK ،

تعداد فرآیندهای برنامه ریزی شامل 24 فرآیند است که از مجموع 49 فرآیند ذکر شده که

تقریباً نیمی از مجموع فرآیندهای مدیریت پروژه است به گروه فرآیندی برنامه ریزی اختصاص دارد.

تعریف برنامه ریزی :

برنامه ریزی فرآیند هدف گذاری و ارایه روشها یا تعیین مسیرهایی برای رسیدن به اهداف تعیین شده است.

برنامه ریزی عبارت است از یک سلسله عملیات منظم، سیستماتیک و مرتبط با یکدیگر که به منظور دستیابی به یکسری اهداف معین

و مشخص توسط یک نهاد، سازمان و یا دولت برای یک مدت معین انجام می‌گیرد.

دلایل و اهداف برنامه ریزی :

• مدیران به چند دلیل باید به برنامه ریزی بپردازند:
• برای افزایش راندمان، کارایی، اثربخشی و بهره وری در سازمان
• استفاده حداکثری از امکانات و فرصتهای آینده و
• برای شناسایی و رفع تهدیدات محیطی
• تعیین مسیر
• کاهش اثر تغییرات
• به حداقل رساندن ضایعات و اضافات

انتقادات وارد بر برنامه ریزی :

پروفسور دمینگ که پدر کیفیت در دنیای امروز شناخته شده است، با برنامه ریزی رسمی میانه خوبی ندارد.

مهمترین دلیل آن محدود ساختن ابداعات، خلاقیتها و ابتکارات می داند.

به عبارتی دمینگ این نگرانی را دارد که رسیدن به برنامه به هرقیمتی ممکن است باعث زیر پا نهادن اصل کار و

محصول با کیفیت شده و مانع خلاقیت کارکنان گردد و انعطاف ناپذیری به وجود آورد.

نگرانی دیگر هم احتمال فراتر از وقعیات و حقایق بودن برنامه ریزی است.

برای رفع این دغدغه لازم است کار برنامه ریزی توسط افراد با تجربه و خبره با در نظر گرفتن جمیع شرایط و با انعطاف بالا انجام شود.

انواع برنامه ریزی از لحاظ مدت زمان :

از لحاظ مدت زمان برنامه ریزی به سه دسته تقسیم می شوند:

برنامه ریزی بلندمدت، برنامه ریزی میان مدت، برنامه ریزی کوتاه مدت

برنامه ریزی بلندمدت معمولاً برنامه‌های فراتر از ۵ سال را شامل می‌شود، در حالیکه برنامه ریزی کوتاه مدت عموماً کمتر از ۵ سال می‌باشد.

تفاوت برنامه های کوتاه مدت و بلند مدت، طول مدت تعهدات آتی و درجه متغیر بودن چهره سازمان را نشان می‌دهد.

انواع برنامه ریزی از لحاظ وسعت :

• برنامه ریزی عملیاتی (اجرایی): این برنامه جزییات دستیابی به اهداف کلی را بیان می‌کنند.
• برنامه ریزی استراتژیک : برنامه هایی هستند که برای کل سازمان طراحی می شوند،

اهداف کلی را ترسیم می‌کنند و به دنبال تعیین وضعیت سازمان در محیط می‌باشند.

 

انواع برنامه ریزی از لحاظ عمق :

• برنامه ریزی کلان: این برنامه سیاست‌های کلی را مشخص و تمرکز ایجاد می‌کنند.
• برنامه ریزی واسط: همانگونه که از اسمش پیداست، حد واسط برنامه‌ریزی کلان و تفصیلی است.
• برنامه ریزی تفصیلی: در این برنامه اهداف به وضوح تعریف شده‌اند و هیچگونه ابهام و مشکلی

برای درک صحیح آنها وجود ندارد.

 

سیستم برنامه ریزی و کنترل پروژه چیست؟

برنامه ریزی و کنترل پروژه چیست؟

برنامه ریزی پروژه

پس از تعریف مشخصات پروژه، باید مشخص شود که اهداف و خواسته ها چگونه تحقق می یابند

که این وظیفه برنامه ریزی است. برای یک برنامه ریزی جامع و قوی مراحل زیر باید انجام پذیرد:

• توصیف و دستورالعمل انجام کار ( تهیه شرح کار، تهیه ساختار شکست کار )
• زمانبندی ( رسم شبکه، تخمین زمان، زمانبندی )
• تخصیص منابع
• بودجه

پارامترهای برنامه ریزی پروژه

اطلاعاتی که برای انجام برنامه ریزی پروژه به آنها نیاز است. و به دو دسته تقسیم می شوند:

• پارامترهای پروژه : اطلاعاتی که برای کل پروژه و بدون توجه به هر فعالیت باید تعیین شوند.

شامل: تاریخ شروع پروژه، تاریخ پایان پروژه، تقویم کاری پروژه، منابع در اختیار، تقویم کاری منابع

• پارامترهای فعالیت ها : پس از به دست آمدن لیست فعالیت ها و به منظور برنامه ریزی انجام آنها،

برای هریک از آنها اطلاعاتی بدین شرح تعیین می شود: مدت زمان انجام فعالیت، هزینه انجام فعالیت،

رابطه بین فعالیت مورد نظر با سایر فعالیت ها، منابع مورد نیاز برای انجام فعالیت، محدودیت زمانی

فازهای برنامه ریزی :

برنامه ریزی پروژه در 6 فاز انجام می پذیرد:

برنامه ریزی و کنترل پروژه چیست؟

کنترل پروژه :

میگن اعتماد خوبه ولی کنترل بهتره! در واقع نمی‌توان انتظار داشت در مرحله اجرا همانگونه که برنامه‌ریزی نمودیم،

کارها پیش برود. هر روز می‌بایست پروژه را نظارت و کنترل نمود که آیا پروژه مطابق برنامه ریزی انجام شده پیش می‌رود

یا اینکه از برنامه انحراف دارد. دلایل انحراف کدام است و چگونه می توان این انحراف را جبران نمود؟

کنترل پروژه بیشتر در سه حوزه زمان، هزینه، محدوده انجام میشود:

کنترل زمان :

مهمترین ابزار این حوزه برنامه زمانبندی پروژه است. بعد از بهنگام نمودن برنامه زمانبندی

که معمولاْ در نرم افزارهای MSP یا P6 تهیه می شود، می‌توان میزان تاخیرات و یا انحرافات

نسبت به برنامه مبنا ( Baseline ) را استخراج نمود و سپس فعالیت به فعالیت دلایل آنرا ثبت و بررسی نمود.

در این حالت با تغییر مسیر بحرانی پروژه ( Critical Path ) نسبت به راهکارهای جبران تاخیرات

یا تهیه برنامه جبرانی اقدام نمود.

برنامه ریزی و کنترل پروژه چیست؟

کنترل هزینه :

معمولاً برای مدیران پروژه حساسیت نسبت به عملکرد پول و هزینه‌کرد و درآمد بیشتر از زمان و تاخیرات است.

در ابتدای پروژه بودجه‌بندی پروژه تهیه می‌شود و نمودارهای جریان نقدینگی شامل Cash in ( ورودی‌های نقدی پروژه )

و Cash out ( خروجیهای نقدی پروژه ) ترسیم و ارایه می‌گردد.

بعد از شروع پروژه در دوره‌های کنترلی مشخص، وضعیت درآمد و هزینه پروژه بررسی

و با کمک شاخص‌های مدیریت ارزش کسب شده ( EVM )، وضعیت بودجه‌ای پروژه و سودده یا ضررده بودن آن

تا تاریخ به روزرسانی بررسی و کنترل می‌گردد.

برنامه ریزی و کنترل پروژه چیست؟

کنترل محدوده ( Scope ) :

که می‌بایست کارهای مورد انتظار و توافق شده با کارفرما و فقط آن انجام شود.

در صورتیکه مواردی خارج از قرارداد به پیمانکار ابلاغ گردد (مثلاً فراتر از ۲۵٪ افزایش یا کاهش مقادیر) ،

نحوه و شرایط انجام و نیز ردیف قراردادی آن مشخص گردد سپس پیمانکار اقدام به انجام آن کار یا فعالیت نماید.