پنج مرحله اصلی کنترل پروژه چیست؟
شاید بتوان گفت که فرآیند کنترل پروژه یک چرخه‌ی تکرارشونده است که در طی آن مدیر پروژه با استفاده از ابزارهای مختلف اندازه‌گیری و سنجش و پس از دریافت بازخورد از دیگران، انحرافات احتمالی در روند اجرایی پروژه را نسبت به برنامه‌ی زمانی، بودجه، ریسک و کیفیت ازپیش‌تعیین‌شده می‌سنجد و سپس تصمیم می‌گیرد که آیا برای اصلاح روند فعلی نیازی به اعمال تغییرات اجرایی هست یا نه.
فرآیند کنترل پروژه پنج مرحله‌ی اصلی دارد که در ادامه به آن‌ها اشاره خواهیم کرد.
1- مشخص کردن سنجه‌ها
در مرحله‌ی اول باید تعیین کنید که چه متغیرهایی در طول پروژه اندازه‌گیری خواهند شد و این اندازه‌گیری هر چند وقت یک بار انجام خواهد شد. برای تعیین این موارد باید نکاتی هم‌چون هزینه‌های اندازه‌گیری، خواسته‌های مدیران بالادستی و سیاست‌های سازمان، جزئیات فنی و مهلت‌های نهایی انجام کار (ددلاین‌ها) را در نظر بگیرید و در نهایت یک برنامه‌ی زمان‌بندی اولیه برای بازرسی‌ها و اندازه‌گیری‌ها تهیه کنید که وظیفه‌ی افراد هم در آن مشخص باشد.
2- رصد کردن پروژه
روند اجرای پروژه را در طول بازه‌ی زمانی مشخص‌شده در مرحله‌ی قبل، رصد کنید. بعد ببینید پروژه‌ی اجراشده تا این‌جای کار با برنامه‌ریزی‌های قبلی چه‌قدر فاصله دارد. دو نوع داده در این مرحله جمع‌آوری می‌شود:
- داده‌های واقعی از اجرای پروژه که شامل زمان، بودجه و منابع مصرف‌شده و میزان پیش‌رفت پروژه و کارهای انجام‌شده تا این مرحله است
- داده‌های مربوط به تغییرات غیرقابل‌پیش‌بینی که شامل تغییرات خاص در بودجه، برنامه‌ی زمانی و مقیاس پروژه می‌شود و ارتباط مستقیمی با روند اجرای پروژه ندارد
3- تهیه‌ی گزارش
گزارش‌ها در مقاطع زمانی تعیین‌شده و به شکلی مختصر و مفید ارائه دهید. منتظر حل شدن یک مشکل برای گزارش دادن درمورد آن نباشید. از طولانی کردن گزارش و آوردن اطلاعات بی‌مورد اجتناب کنید.
4- تحلیل گزارش
در داده‌های تهیه‌شده به دنبال الگوهای مختلف بگردید. اگر چنین الگوهایی پیدا نکردید، احتمالا نیازی به اقدامات اصلاحی برای بازگشت پروژه به مسیر درست نخواهد بود.
5- سایر اقدامات لازم
هر جا که به نظرتان لازم بود، سراغ سایر اقدامات مشخص‌شده برای بهبود روند اجرای پروژه بروید. مثلا برنامه‌ریزی‌های قبلی برای اجرای پروژه را به‌روز کنید یا مشکلات بزرگ پیش‌آمده را به اطلاع ذی‌نفعان پروژه برسانید.
جمع‌بندی
فرآیند کنترل بخشی ضروری و جدایی‌ناپذیر از پروژه‌هاست. شما به عنوان یک مدیر حرفه‌ای پروژه باید بتوانید روند اجرایی پروژه را زیر نظر بگیرید و هر جا که تفاوتی با برنامه‌ریزی‌های قبلی دیدید، نسبت به اقدامات درست درمورد آن تصمیم بگیرید.
جمع‌آوری و تحلیل داده‌های مختلف و در نهایت، تهیه‌ی گزارش و انجام اقدامات لازم پس از تجزیه و تحلیل آن، اجزای اصلی فرآیند کنترل پروژه را تشکیل می‌دهند.